Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Berlin
 

Wertpapier-Kenn-Nummer: 522 440 - ISIN: DE0005224406

Mittwoch, 16. Dezember 2009, um 10:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),

im Ludwig Erhard Haus
Fasanenstraße 85
10623 Berlin



Tagesordnung (Kurzfassung)
 

1. Zustimmung zum Entwurf des Ausgliederungs- und Übernahmevertrages zwischen der Beta Systems Software Aktiengesellschaft als übertragendem Rechtsträger und der ECM Solutions GmbH als übernehmendem Rechtsträger
    
2. Beschlussfassung zur Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2009/I mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts und Einfügung eines neuen § 4 Abs. (8) der Satzung

Die vollständige Tagesordnung mit den Vorschlägen der Verwaltung zur Beschlussfassung, der Entwurf des Ausgliederungs- und Übernahmevertrages zwischen der Beta Systems Software AG und der ECM Solutions GmbH zu TOP 1, der Bericht des Vorstands an die Hauptversammlung zum TOP 2, die vollständigen Teilnahmebedingungen sowie die Rechte der Aktionäre haben wir im elektronischen Bundesanzeiger vom 06. November 2009 veröffentlicht. Der vollständige Text der Einladung, die Unterlagen zu TOP 1, der Bericht des Vorstands zu TOP 2, die vollständigen Teilnahmebedingungen sowie die Rechte der Aktionäre sind kostenfrei bei der Zahl- und Anmeldestelle Commerzbank AG sowie bei der Gesellschaft erhältlich. Die genannten Unterlagen stehen auch unter www.betasystems.de zum Download bereit.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache und unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 123 Abs. 2 S. 4, Abs. 3 S. 5 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens 09. Dezember 2009, 24.00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), unter folgender Adresse anmelden: Beta Systems Software Aktiengesellschaft, c/o Commerzbank AG, GS-MO 2.5.1 AGM, 60261 Frankfurt am Main, Fax: +49 (0) 69 / 136 – 26351, E-Mail: ztbm-hv-eintrittskarten@commerzbank.com. Der für die ordnungsgemäße Anmeldung erforderliche Nachweis des Anteilsbesitzes ist mittels einer in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten Bestätigung des depotführenden Instituts zu erbringen. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung beziehen, also auf den 25. November 2009, 0.00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) (Record Date), und muss der Gesellschaft unter der vorstehend mitgeteilten Adresse bis zum 09. Dezember 2009, 24.00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) zugehen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat; insbesondere haben Veräußerungen nach dem Record Date für das gesetzliche Teilnahme- und Stimmrecht des Veräußerers keine Bedeutung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten in der Hauptversammlung
Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es der ordnungsgemäßen Anmeldung durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Vollmachten, soweit sie nicht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution erteilt werden, können in Textform (§ 126b BGB) durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden. Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Ein Vollmachtsformular, das bei der Stimmabgabe durch Vertreter verwendet werden kann, erhalten die Aktionäre direkt zusammen mit der Eintrittskarte. Darüber hinaus wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen ein Vollmachtsformular zugesandt, und dieses ist außerdem im Internet unter www.betasystems.de abrufbar. Für die Erklärung einer Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft und ihren Widerruf sowie die Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten und den Widerruf einer solchen Bevollmächtigung stehen nachfolgend genannte Kontaktdaten, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung, zur Verfügung: Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Außerordentliche Hauptversammlung 2009, Abteilung Investor Relations, Alt-Moabit 90d, D-10559 Berlin, Telefax: +49 (0)30/726 118 881, Per E-Mail an: ir@betasystems.com. Als besonderen Service bieten wir unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter darf nur gemäß einer ihm vom Aktionär zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt erteilten Weisung abstimmen; auch bei nicht eindeutiger Weisung muss sich ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter zu dem betroffenen Tagesordnungspunkt enthalten. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Zur Bevollmächtigung kann das Formular verwendet werden, das den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugesandt wird. Dieses kann auch elektronisch übermittelt werden (E-Mail), indem z.B. das zugesandte Eintritts- und Vollmachts-/Weisungsformular als eingescannte Datei beispielsweise im pdf-Format per E-Mail an die nachstehend genannte Adresse übersendet wird. Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 14. Dezember 2009 bei den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft bei der folgenden Adresse, Fax-Nummer oder E-Mailadresse eingehen: Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Außerordentliche Hauptversammlung 2009, Abteilung Investor Relations, Alt-Moabit 90d, D-10559 Berlin, Telefax: +49 (0)30/726 118 881, Per E-Mail: ir@betasystems.com. Eine Übergabe der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter ist auch noch während der Hauptversammlung möglich.

Rechte der Aktionäre:
Erweiterung der Tagesordnung, Gegenanträge
Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 EUR erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden (§ 122 Abs. 2 AktG). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 122 Abs. 2 S. 3 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens 15. November 2009, 24.00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), unter folgender Adresse zugehen: Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Außerordentliche Hauptversammlung 2009, Vorstand, Alt-Moabit 90d, D-10559 Berlin. Die Antragsteller haben glaubhaft zu machen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über das Verlangen halten. Aktionäre können der Gesellschaft außerdem Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt übersenden. Solche Anträge sind unter Angabe des Namens des Aktionärs und einer Begründung an folgende Adresse zu richten: Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Außerordentliche Hauptversammlung 2009, Abteilung Investor Relations, Alt-Moabit 90d, D-10559 Berlin, Telefax: +49 (0)30/726 118 881, Per E-Mail: ir@betasystems.com. Die mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 126 Abs. 1 S. 2 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens 01. Dezember 2009, 24.00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), unter dieser Adresse eingegangenen ordnungsgemäßen Gegenanträge und eine etwaige Stellungnahme der Verwaltung werden den Aktionären im Internet unter www.betasystems.de zugänglich gemacht (§ 126 Abs. 1 AktG).

Auskunftsrecht
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung der Tagesordnung erforderlich ist (§ 131 Abs. 1 AktG). Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach den §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1 und 131 Abs. 1 AktG sind im Internet unter www.betasystems.de abrufbar.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Gemäß § 30 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 WpHG teilen wir mit, dass im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung das Grundkapital der Gesellschaft 17.275.588,20 EUR beträgt und eingeteilt ist in 13.288.914 Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung 120.610 eigene Aktien; hieraus stehen ihr keine Rechte zu. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 13.168.304.

Internetseite der Gesellschaft, über die die Informationen nach § 124a AktG zugänglich sind
Folgende Informationen sind alsbald nach der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.betasystems.de zugänglich: 1. der Inhalt dieser Einberufung; 2. eine Erläuterung, falls zu einem Gegenstand der Tagesordnung kein Beschluss gefasst werden soll; 3. die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen; 4. die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung. Ein nach der Einberufung der Hauptversammlung bei der Gesellschaft eingehendes Verlangen von Aktionären im Sinne des § 122 Abs. 2 AktG wird unverzüglich nach seinem Eingang bei der Gesellschaft in gleicher Weise ebenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.betasystems.de zugänglich gemacht.


Berlin, im November 2009

Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Der Vorstand