Ordentliche Hauptversammlung 2009

Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Berlin
Wertpapier-Kenn-Nummer: 522 440 - ISIN: DE0005224406


Freitag, 15. Mai 2009, 10:00 Uhr

Ludwig-Erhard-Haus
Fasanenstraße 85
10623 Berlin


TAGESORDNUNG (KURZFASSUNG)

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Beta Systems Software AG zum 31. Dezember 2008, des gebilligten Konzernabschlusses und des zusammengefassten Konzernlageberichts und Berichts über die Lage der Gesellschaft zum 31. Dezember 2008 mit dem erläuternden Bericht zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4, 315 Abs. 4 des Handelsgesetzbuches und dem zusammengefassten Bericht des Aufsichtsrats der Beta Systems Software Aktiengesellschaft über das Geschäftsjahr 2008
   
    
2. Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2008
   
    
3. Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2008
   
    
4. Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2009 sowie des Abschlussprüfers für die prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und Zwischenlageberichts des Halbjahresfinanzberichts 2009 gemäß § 37w Abs. 5 i.V.m. § 37y Nr. 2 WpHG
   
    
5. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien gemäß § 71 Abs. (1) Nr. 8 AktG sowie zum Ausschluss des Bezugs- und des Andienungsrechts
   
    
6. Beschlussfassung zur Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2009 mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts und Einfügung eines neuen § 4 Abs. (8) in der Satzung
   
    
7. Beschlussfassung zur Änderung von den §§ 12 Abs. 3, 13 Abs. 2 und 13 Abs. 3 der Satzung der Beta Systems Software AG durch mögliche bevorstehende Gesetzesänderungen im Rahmen der Verabschiedung des Aktionärsrechterichtlinie-Umsetzungsgesetzes
   
    
8. Beschlussfassung über die Zustimmung zum Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag zwischen der Beta Systems Software AG, Berlin und der SI Software Innovation GmbH, Neustadt

Die vollständige Tagesordnung mit den Vorschlägen der Verwaltung zur Beschlussfassung und den Berichten des Vorstands an die Hauptversammlung zu den Punkten 5 und 6 der Tagesordnung sowie den vollständigen Teilnahmebedingungen haben wir im elektronischen Bundesanzeiger vom 6. April 2009 veröffentlicht. Der vollständige Text der Einladung einschließlich der Berichte des Vorstands zu TOP 5 und 6, den vollständigen Teilnahmebedingungen sowie die unter TOP 1 und 8 genannten Unterlagen sind kostenfrei bei der Zahl- und Anmeldestelle COMMERZBANK AG sowie bei der Gesellschaft erhältlich. Die genannten Unterlagen stehen auch unter www.betasystems.de zum Download bereit.

Teilnahmebedingungen
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des 08. Mai 2009 (24.00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) unter der nachstehenden Adresse Beta Systems Software Aktiengesellschaft, c/o Commerzbank AG, ZTB M 3.2.4 - General Meetings/Proxy Voting, 60261 Frankfurt, bei der Gesellschaft angemeldet und ihr gegenüber unter dieser Adresse den von dem depotführenden Institut erstellten Nachweis erbracht haben, dass sie zu Beginn des 24. April 2009 (0.00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) Aktionär der Gesellschaft waren. Der Nachweis des Anteilsbesitzes bedarf der Textform und muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein. Auch nach erfolgter Anmeldung können Aktionäre über ihre Aktien weiterhin frei verfügen.

Stimmrechtsvertretungen
Die Ausübung des Stimmrechts kann auch durch einen Bevollmächtigten und auch durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären erfolgen. Vollmachten, die nicht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder an eine der in § 135 AktG gleich gestellten Personen erteilt werden, können gemäß § 16 Abs. 1 Satz 3 der Satzung schriftlich, durch (Computer-)Fax oder elektronische Nachricht (E-Mail) erteilt werden. Soweit die Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen der in § 135 AktG gleich gestellten Person erfolgt, gilt hinsichtlich der Anforderungen an die Vollmachtserteilung § 135 Abs. 2 Satz 3 und 4 AktG.

Bestehen Zweifel an der Bevollmächtigung, kann die Gesellschaft einen Nachweis verlangen, der in schriftlicher Form zu erbringen ist. Ein Vollmachtsvordruck befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte.

Als besonderen Service bieten wir unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter können schriftlich, durch (Computer-)Fax oder elektronische Nachricht (E-Mail) mit dem den Aktionären nach ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung zugesandten Eintritts- und Vollmachtsformular vor der Hauptversammlung bevollmächtigt werden. Sie stehen im Übrigen auch zur Bevollmächtigung während der Hauptversammlung zur Verfügung. Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Ohne Weisungen werden sich die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft der Stimme enthalten. Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen bis spätestens zum Ablauf des 13. Mai 2009 bei den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft bei der folgenden Adresse oder Fax-Nummer eingehen: Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Ordentliche Hauptversammlung 2009, Abteilung Investor Relations, Alt-Moabit 90d, D-10559 Berlin, Telefax: +49 (0)30/726 118 881.

Alternativ kann die Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch mit elektronischer Nachricht (E-Mail) erfolgen, indem z. B. das zugesandte Eintritts- und Vollmachtsformular als eingescannte Datei z. B. im pdf-Format bis spätestens zum Ablauf des 13. Mai 2009 per Email an folgende Adresse übersendet wird: ir@betasystems.com

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Gemäß § 30 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 WpHG teilen wir mit, dass im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung das Grundkapital der Gesellschaft Euro 17.275.588,20 beträgt und eingeteilt ist in 13.288.914 Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung 120.610 eigene Aktien; hieraus stehen ihr keine Rechte zu. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 13.168.304.


Berlin, im April 2009
Beta Systems Software Aktiengesellschaft
– Der Vorstand –